Airtable ဆိုတာ ဘာလဲ၊ ဘယ်လို သုံးရမလဲ

Airtable ဆိုတာ ဘာလဲ?

Airtable ဆိုတာ Application တွေကို လွယ်လွယ်ကူကူနဲ့ စိတ်ကြိုက်ဖန်တီးနိုင်တဲ့ Online Platform တစ်ခုဖြစ်ပါတယ်။ Airtable မှာ ပါဝင်တဲ့ Tool တွေကို အသုံးပြုဖို့အတွက် ကုဒ် (Code) တစ်ကြောင်းမှ ရေးစရာမလိုဘဲ၊ လုပ်ငန်းစဉ်အမျိုးမျိုး၊ Workflow တွေနဲ့ Project တွေအားလုံးကို ချောချောမွေ့မွေ့ စီမံခန့်ခွဲနိုင်မှာပါ။

Airtable ကို ဘာတွေအတွက် အသုံးပြုကြသလဲ?

အလုပ်အင်တာဗျူးတွေကို ခြေရာခံမှတ်သားတဲ့ လုပ်ငန်းစဉ်ကနေစလို့ အကြီးစား Video Production လုပ်ငန်းတွေ စီမံခန့်ခွဲတဲ့အထိ Airtable ကို တွင်တွင်ကျယ်ကျယ် အသုံးပြုနေကြပါပြီ။ ဒါ့အပြင် ထောင်ပေါင်းများစွာသော ကုမ္ပဏီကြီးတွေကလည်း သူတို့ရဲ့ နေ့စဉ် အရေးပါတဲ့ လုပ်ငန်းဆောင်တာတွေအတွက် Airtable ကို ယုံကြည်စိတ်ချစွာ အသုံးပြုနေကြပါတယ်။

Airtable က Google Sheets နဲ့ တူသလား?

Google Sheets ကိုသုံးတဲ့အခါ Online Spreadsheet ထဲမှာ အချက်အလက်တွေထည့်ပြီး တခြားသူတွေကို Editor အဖြစ် ဖိတ်ခေါ် (Invite) လို့ရတာကို အားလုံးသိပြီးဖြစ်မှာပါ။ Google Sheets မှာ အမည်၊ လိပ်စာ စတဲ့ ရိုးရှင်းတဲ့ အချက်အလက်တွေအပြင်၊ Sheet တစ်ခုနဲ့တစ်ခု ချိတ်ဆက်ထားတဲ့ (ဥပမာ - ဘဏ္ဍာရေးဆိုင်ရာ ကိန်းဂဏန်းတွေလိုမျိုး) အချက်အလက်တွေလည်း ပါဝင်တတ်ပါတယ်။

Airtable နဲ့ Google Sheets ကို နှိုင်းယှဉ်ကြည့်ရင် အဓိက ကွာခြားချက် (၂) ခု ရှိပါတယ်။

1. Database စီမံခန့်ခွဲမှု ပိုကောင်းခြင်း: Airtable က Google Sheets တွေထက် Database တွေကို ပိုပြီး စနစ်တကျ စီမံခန့်ခွဲပေးနိုင်ပါတယ်။
2. အသုံးပြုရ လွယ်ကူခြင်း (User-friendly): Airtable ကို အသုံးပြုဖို့အတွက် Excel Expert တစ်ယောက် ဖြစ်နေစရာ မလိုပါဘူး။

ဒါ့အပြင် Social Media Calendar, Wedding Planning, Nonprofit Grant Tracker, Employee Onboarding, Bug Tracker, Product Launch စတဲ့ အသင့်သုံးနိုင်မယ့် အသုံးဝင် Template တွေ အများကြီးလည်း ပါဝင်ပါသေးတယ်။

Airtable ကို ဘာကြောင့် အသုံးပြုသင့်တာလဲ?

Database တွေအကြောင်း ကြားဖူးကြပေမဲ့ လက်တွေ့အသုံးပြုဖို့ နည်းပညာကျွမ်းကျင်မှုတွေ လိုအပ်တတ်ပါတယ်။ ကိုယ်တိုင်လည်း ရင်းနှီးကျွမ်းဝင်မှုမရှိဘူးဆိုရင် ထိထိရောက်ရောက် အသုံးပြုနိုင်မှာ မဟုတ်ပါဘူး။

ပုံမှန်အားဖြင့် Database တစ်ခုဟာ Project တွေ၊ Customer တွေ၊ Product တွေစတဲ့ အသေးစိတ် အချက်အလက်တွေကို သိမ်းဆည်းပေးနိုင်ပါတယ်။ Airtable မှာတော့ ကလစ် (Click) အနည်းငယ် နှိပ်ရုံနဲ့ ဒီ Data တွေကို ဘယ်လိုပုံစံမျိုးနဲ့ ကြည့်ရှုမလဲ၊ ဘယ်လိုစီမံခန့်ခွဲမလဲဆိုတာကို အလွယ်တကူ လုပ်ဆောင်နိုင်ပါတယ်။

Airtable ကို ရွေးချယ်သင့်တဲ့ အဓိက အကြောင်းရင်းများ

၁။ အချိန်နဲ့တစ်ပြေးညီ Update ဖြစ်ပြီး တိကျမှန်ကန်တဲ့ အချက်အလက်များ ရရှိနိုင်ခြင်း

နေရာအများကြီးမှာ တူညီတဲ့ အချက်အလက်တွေကို လိုက်ပြီး Update လုပ်နေရတဲ့အခါ တချို့လုပ်ငန်းစဉ်တွေ လွဲချော်သွားတတ်ပါတယ်။ ဒီလိုဖြစ်လာရင် စိတ်ရှုပ်ရတဲ့အပြင် အမှားတွေလည်း ပိုလုပ်မိတတ်လို့ အဖွဲ့ရဲ့ လုပ်ငန်းတွေပါ နှောင့်နှေးသွားနိုင်ပါတယ်။

Airtable ကိုသုံးမယ်ဆိုရင်တော့ Jira, Box, Salesforce စတဲ့ မတူညီတဲ့ Tool တွေ၊ System တွေက အသေးစိတ် အချက်အလက်တွေအားလုံးကို တစ်နေရာတည်းကနေ ထိန်းချုပ်နိုင်ပါတယ်။ ကိုယ့်အဖွဲ့မှာ အချက်အလက်အသစ်တစ်ခု Update ဖြစ်တာနဲ့ အချိန်နဲ့တစ်ပြေးညီ ချက်ချင်း မျှဝေပေးနိုင်ပါတယ်။

ဥပမာ - ကိုယ့် Product Team က “Roadmap” ဆိုတဲ့ Base မှာ လုပ်ငန်းတိုးတက်မှုကို ခြေရာခံနေတယ်ဆိုရင်၊ ကျန်တဲ့လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်တွေက နောက်ဆုံး Update ဖြစ်နေတဲ့ အခြေအနေကို အလိုအလျောက် ဝင်ရောက်ကြည့်ရှုနိုင်မှာပါ။ အပတ်စဉ် အစည်းအဝေး (Weekly Meeting) ဒါမှမဟုတ် အီးမေးလ်တွေကို စောင့်နေစရာမလိုဘဲ Marketing နဲ့ Customer Support Team တွေက ရှေ့ဆက်လုပ်ဆောင်ရမယ့် Content တွေ၊ Campaign တွေကို အဆင်သင့် ဆက်လုပ်သွားနိုင်ပါတယ်။

ဒီလို ချိတ်ဆက်လုပ်ဆောင်နိုင်တဲ့အတွက် နာရီပိုင်း၊ ရက်ပိုင်းလောက်တောင် အချိန်မဆွဲရဘဲ အချိန်နဲ့တစ်ပြေးညီ ပြောင်းလဲနေတဲ့ အချက်အလက်တွေအပေါ် မူတည်ပြီး လျင်လျင်မြန်မြန် ဆုံးဖြတ်ချက်တွေ ချနိုင်ပါတယ်။

၂။ အရေးကြီး အချက်အလက်များကို အလွယ်တကူ သိရှိမျှဝေနိုင်ခြင်း

Airtable ထဲက Data Source တွေအားလုံးရဲ့ နောက်ဆုံးရ အချက်အလက်တွေကို အလိုအလျောက် ရယူပြီး ကိုယ်ပိုင် Dashboard တွေ စိတ်ကြိုက်ဖန်တီးနိုင်ပါတယ်။ အဖွဲ့အလိုက် သက်ဆိုင်ရာ Data တွေကို ကြည့်ရှုဖို့ Calendar, Kanban ဒါမှမဟုတ် Gantt လိုမျိုး Customized View တွေကိုလည်း အသုံးပြုနိုင်ပါတယ်။ အထက်လူကြီး (Executives) တွေအတွက် အချိန်နဲ့တစ်ပြေးညီ Update ဖြစ်နေတဲ့ Chart တွေ၊ Summary တွေပါတဲ့ Dashboard တွေကို ဖန်တီးနိုင်သလို၊ လိုအပ်တဲ့ အချက်အလက်တွေ ဖော်ပြပေးမယ့် Report တွေကိုလည်း အလွယ်တကူ ထုတ်ယူနိုင်ပါတယ်။

၃။ ထပ်တလဲလဲ လုပ်နေရတဲ့ အလုပ်တွေကို Automate လုပ်ပေးနိုင်ခြင်း

အဖွဲ့ရဲ့ အဓိက ရည်မှန်းချက်ကို ပိုပြီး အာရုံစိုက်နိုင်ဖို့နဲ့ အလုပ်တွေ မြန်မြန်ပြီးမြောက်ဖို့ Airtable မှာ Built-in Automation တွေ ပါဝင်ပါတယ်။ Automation Rule တွေကတစ်ဆင့် လုပ်ငန်းစဉ်တွေကို အလိုအလျောက် အလုပ်လုပ်ခိုင်းနိုင်ပြီး၊ နေ့စဉ် ထပ်တလဲလဲ လုပ်နေရတဲ့ အလုပ်တွေကို Click အနည်းငယ် နှိပ်ရုံနဲ့တင် Airtable ဆီ တာဝန်လွှဲပြောင်းပေးထားနိုင်ပါတယ်။

လုံခြုံရေးစနစ် (Security) ကရော ဘယ်လိုရှိလဲ?

Airtable မှာ ကိုယ်ထည့်သွင်းထားတဲ့ အချက်အလက်အားလုံးဟာ ကိုယ့်ပိုင်ဆိုင်မှုသာဖြစ်ပြီး မသက်ဆိုင်သူတွေ ဝင်မကြည့်နိုင်အောင် လုံခြုံစွာ ကာကွယ်ပေးထားပါတယ်။

အချက်အလက်တွေကို Server တွေဆီ ပေးပို့တဲ့အခါ (Data in transit) မှာရော၊ သိမ်းဆည်းထားတဲ့အခါ (Data at rest) မှာပါ Data တွေကို လျှို့ဝှက်ပေးထားပါတယ်။ လုံခြုံရေးအတွက် အချက်အလက် အကူးအပြောင်းမှာ 256-bit SSL/TLS စနစ်ကို အသုံးပြုထားပြီး၊ ကျန်တဲ့အချိန်တွေမှာတော့ 256-bit AES စနစ်နဲ့ ကာကွယ်ပေးထားပါတယ်။

ဒါ့အပြင် Airtable ရဲ့ Production Data တွေကို သီးခြားနေရာတစ်ခုမှာ အရန် (Backup) အဖြစ် ကူးယူသိမ်းဆည်းပေးထားပြီး အဲဒီ Backup Data တွေကိုလည်း လုံခြုံစွာ သိမ်းဆည်းထားပါတယ်။ ဇယားတစ်ခုချင်းစီကို CSV File တွေအနေနဲ့ ထုတ်ယူနိုင်သလို၊ Airtable API ကနေတစ်ဆင့် အချက်အလက်တွေကို ပြန်လည်ရယူပြီး ကိုယ်တိုင် Backup လုပ်ထားခွင့်လည်း ရှိပါတယ်။

Airtable ရဲ့ ဈေးနှုန်းသတ်မှတ်ချက်များ

Airtable မှာ Free, Plus, Pro နဲ့ Enterprise ဆိုပြီး Plan (၄) မျိုးရှိပါတယ်။ (Nonprofit နဲ့ ပညာရေးအဖွဲ့အစည်းတွေအတွက် Discount တွေလည်း ရှိပါတယ်။)

• Free Plan: အကန့်အသတ်မရှိ Database တွေ ဖန်တီးနိုင်ပြီး Collaborator တွေကိုလည်း ကြိုက်သလောက် ဖိတ်ခေါ်နိုင်ပါတယ်။ ဒါပေမဲ့ Database တစ်ခုမှာ Record ပေါင်း ၁,၂၀၀ နဲ့ Storage Space 2GB အထိပဲ ကန့်သတ်ချက် ရှိပါတယ်။ Revision နဲ့ Snapshot History ကို (၂) ပတ်အထိပဲ ပြန်ကြည့်လို့ရပြီး၊ တစ်လကို Automation အကြိမ် ၁၀၀ အထိ လုပ်ဆောင်နိုင်ပါတယ်။

မှတ်ချက် - Automation ဆိုတာကတော့ Notification တွေ အလိုအလျောက် ပို့ပေးတာ၊ အခြေအနေတစ်ခုခုပေါ် မူတည်ပြီး Calendar တွေ ဖန်တီးပေးတာမျိုးကို ဆိုလိုပါတယ်။

• Plus Plan: တစ်လကို $12 (သို့မဟုတ် တစ်နှစ်စာ $120) ကျသင့်ပါမယ်။ လိုအပ်သလောက် Database တွေ၊ Collaborator တွေ ထားရှိနိုင်ပြီး Database တစ်ခုကို Record ၅,၀၀၀ အထိ ရနိုင်ပါတယ်။ Storage Space အနေနဲ့ 5GB အထိ ရရှိမှာဖြစ်ပြီး ၆ လစာ Revision နဲ့ Snapshot History ကို ပြန်ကြည့်နိုင်ပါတယ်။ တစ်လကို Automation အကြိမ် ၅,၀၀၀ အထိ ရရှိမှာပါ။
• Pro Plan: တစ်လကို $24 (သို့မဟုတ် တစ်နှစ်စာ $240) ကျသင့်ပါမယ်။ Database တစ်ခုမှာ Record ၅၀,၀၀၀ အထိနဲ့ Storage Space 20GB ရရှိမှာပါ။ တစ်နှစ်စာ Revision နဲ့ Snapshot History အပြင်၊ Automation အကြိမ် ၅၀,၀၀၀ ကို တစ်လအတွင်း အသုံးပြုနိုင်မှာပါ။ ဦးစားပေး Support ၊ စိတ်ကြိုက်ဖန်တီးနိုင်တဲ့ Logo ပုံစံတွေ၊ Personal Views တွေနဲ့ တခြား အဆင့်မြင့် Feature တွေလည်း ပါဝင်ပါတယ်။
• Enterprise Plan: စီးပွားရေးလုပ်ငန်းကြီးတွေအတွက် ရည်ရွယ်ပြီး ဈေးနှုန်းအတွက်တော့ ကုမ္ပဏီကို တိုက်ရိုက် ဆက်သွယ်ရပါမယ်။ Pro Plan ရဲ့ ကန့်သတ်ချက်တွေကို ပိုမိုတိုးချဲ့ထားပေးပြီး အဆင့်မြင့် စီမံခန့်ခွဲရေးဆိုင်ရာ (Admin) Control တွေ ပါဝင်လာမှာ ဖြစ်ပါတယ်။

ဒါဆိုရင်တော့ Airtable ကို စမ်းသပ်ပြီး အသုံးပြုကြည့်နိုင်ဖို့ ဒီ Link လေး ကနေတစ်ဆင့် ဝင်ရောက်လေ့လာနိုင်ပါတယ်။